Écueils à éviter en tant qu'Analystes de Crédit
Pour gagner la confiance et le respect de vos collègues en tant que professionnel/analyste du crédit, il faut du temps, de la patience et de la détermination. Très souvent, il peut y avoir des malentendus ou des conflits au niveau du département de vente, par exemple, ou avec d'autres cadres qui n'apprécient peut-être pas pleinement votre rôle et comment il peut contribuer à la génération de revenus.
Il y a certes des écueils pour les professionnels du crédit, mais il existe des moyens de veiller au bon fonctionnement des affaires et de faire en sorte que tous les collègues (en particulier les vendeurs) puissent comprendre comment travailler ensemble pour réaliser les mêmes objectifs.
Passons en revue certains des écueils et des moyens d'y remédier qui, souhaitons-le, profiteront à tous et, bien sûr, la ligne de fond.
Écueil #1
Ne pas tenir compte des signes révélateurs de l'insolvabilité d'un client
Ce n'est pas un secret de dire que le recouvrement des créances est la clé du succès pour toute entreprise. Mais en tant que professionnels du crédit, vous voulez, si possible, régler les problèmes avant même qu'ils se matérialisent.
Il est essentiel de rechercher les signes avant-coureurs pour savoir si ou comment les entreprises peuvent payer la prestation de services. Par exemple, existe-t-il un changement dans la situation personnelle du propriétaire (un décès ou un divorce, par exemple), la succession entraîne-t-elle des problèmes ou des questions et/ou y a-t-il des départs de membres clés du personnel ou un changement de comportement qui provoque des signes avant-coureur?
Une grande partie de ces informations ne sont accessibles qu'aux personnes de l'intérieur. C'est pourquoi, en tant que professionnel du crédit, vous devez communiquer avec votre client de manière régulière. Il est essentiel que les professionnels du crédit et du recouvrement entretiennent de bonnes relations avec les parties prenantes, c'est-à-dire les propriétaires, le personnel du service des commandes, les vendeurs, etc.
Plus vous recueillez d'informations et plus vos relations avec votre propre équipe de vente sont solides, meilleurs seront les rapports, la confiance et la crédibilité que vous aurez avec les parties prenantes de l'entreprise.
De plus, il est important de se tenir au courant de tout dossier de la LACC ou de faillite. Il vous appartient d'avoir un plan si/quand cela arrive à un client. La bonne politique ou procédure les aidera à savoir quoi faire.
Si vous voulez atténuer les risques, il est important de tenir régulièrement des réunions d'équipe, ce qui, là encore, favorise le partage de connaissances et d'informations. La formation est également importante car elle permet aux équipes du crédit de mieux cerner leurs besoins, surtout s'il y a un indice d'un problème imminent avec un client.
Écueil #2
Attendre trop longtemps pour agir sur les comptes en souffrance
Il peut arriver qu'on attende trop longtemps pour agir sur des comptes en souffrance. Bien sûr, il y a la fameuse règle "la troisième sera la bonne". Toutefois, il faut suivre la politique établie, explorer les alternatives et passer à l'étape suivante après deux ou trois tentatives infructueuses de recouvrement.
À ce stade, il y a probablement une indication de problème et plus vous attendez, moins vous avez de chances d'être payé. Plus il est probable que vous devrez faire une croix sur ce compte.
L'une des meilleures façons de traiter la question du non-paiement ou des retards persistants de paiement consiste à organiser des réunions interdépartementales ou des réunions du comité de crédit pour comparer les notes des différents services et discuter des problèmes qui ont pu se poser. Il est préférable de formaliser les échanges d'informations. Par conséquent, discutez régulièrement avec les autres parties prenantes - en particulier avec le service des ventes.
De plus, certains peuvent trouver utile de dresser un profil client, ce qui permet de les connaître afin de voir si un changement de comportement équivaut vraiment à un changement et avoir accès à des informations sur les projections futures d'affaires.
Renseignez-vous : Qui sont-ils? Quel est leur domaine d'activité?
Les profils doivent également inclure leurs coordonnées. À qui vous adressez-vous pour les achats ou les comptes à recevoir? Comment les factures sont-elles transmises? Les professionnels du crédit doivent se rendre à la place d’affaires de leurs clients. Le fait de parler au client permet souvent de résoudre les problèmes en personne plutôt que par téléphone ou par courrier électronique.
En tant que professionnels du crédit, vous devez être capable d'établir des relations et de communiquer avec d'autres personnes dans le secteur. Ces derniers disposent d'informations qui vous concernent et vous devez avoir accès à ces informations, ce qui vous permettra de savoir s'il y a des changements au niveau de l'entreprise/du client et comment ils les traitent. Il est essentiel d'influencer, de conseiller et de persuader. Pour réussir, vous devez être capable de maîtriser ces compétences.
Écueil #3
Recueillir au départ des informations insuffisantes sur les clients
La meilleure chose que vous puissiez faire pour votre entreprise et votre ligne de fond est de comprendre votre client avant de passer une commande et/ou d'effectuer de gros envois. L'analyse de crédit, les références bancaires et les états financiers doivent être fournis dès le début de la relation. Par conséquent, s'il y a une réticence à fournir ces éléments, vous devrez exposer les raisons pour lesquelles vous avez besoin de ces informations et vous adresser à la bonne personne.
Ne prenez pas de raccourcis dans l'analyse de crédit. Ayez une liste de contrôle et passez en revue les caractéristiques des bons et des mauvais clients. Vous devez savoir quelles sont les informations nécessaires à la gestion d'un compte - et cela dépend de la taille et du montant du compte.
Faites preuve de discipline en matière de gestion financière en vous procurant les documents nécessaires pour attirer de nouveaux clients. Cela peut se faire en créant des procédures et en éduquant l'équipe de vente pour qu'elle agisse en fonction de ces procédures. Il est important d'être transparent sur les raisons et les modalités de votre action. Vous pouvez toujours effectuer une analyse comptable, mais vous ne voulez pas de calculs non officiels ou effectués au noir. En procédant ainsi, vous aurez une meilleure compréhension de la liquidité et des flux de trésorerie des clients.
Écueil #4
Ne pas fournir un guide de référence efficace au personnel du crédit
Avant de faire quoi que ce soit, il est important de disposer d'un guide des politiques, car vous risquez de faire des affaires à votre insu avec des clients à haut risque.
Les flux de trésorerie pourraient être menacés et cela mettrait l'entreprise dans une situation à risque. Si tel est le cas, vous devez avoir mis en place une politique qui assure que les décisions relatives au crédit des clients sont documentées. Communiquez les procédures de crédit et utilisez les listes de contrôle de diligence raisonnable pour vous assurer que la procédure appropriée est suivie.
Écueil #5
Donner l'autorité au département de vente plutôt qu'au département du crédit pour la prise de décisions
Il peut parfois y avoir une concurrence entre les équipes de crédit et de vente. L'équipe de vente est motivée par les incitations que l'entreprise leur offre. C'est pourquoi il faut une chaîne hiérarchique qui monte jusqu'à un niveau de responsabilité supérieur, capable de prendre des décisions en matière de crédit ou de vente. Le département du crédit doit veiller à l'application des règles, et non les créer. C'est donc à vous de:
- Sensibiliser votre organisation aux conséquences de l'acceptation de clients ayant de mauvais antécédents en matière de crédit
- Distinguer les obligations de vente de celles de crédit
- Favoriser le respect et la compréhension
- Évaluer la solvabilité par le biais du service de crédit
- Inclure l'équipe de vente dans les réunions du département de crédit
En général, les meilleurs plans prévoient des politiques, des procédures et des listes de contrôle pour que les nouveaux et les juniors sachent quoi faire. Vous devrez leur donner une formation et vous devrez rendre vos politiques transparentes avec des attentes claires. En tant que professionnel du crédit, votre travail consiste à communiquer, à décider, à persuader et à évaluer. Cela vous permettra d'obtenir la confiance des autres et de participer aux discussions. Veillez toujours à établir un rapport avec vos clients et vos collègues pour développer une entreprise prospère.
Auteur
Nawshad Khadaroo, CCP
Directeur général | Institut canadien du crédit